Probabilmente ti sarà capitato: arriva il cliente o il fornitore, offri un caffè, due chiacchiere e poi accompagni gli ospiti in sala riunioni per iniziare il vostro meeting, ma… la stanza è già occupata dai colleghi, nonostante tu avessi prenotato lo spazio e avvisato il team del tuo appuntamento.
La soluzione si trova, certo. Ma nel frattempo hai perso minuti preziosi, creato un po’ di imbarazzo e, diciamolo, non è bello mostrare una lacuna organizzativa a ospiti esterni all’organizzazione.
Da oggi, però, non è più un problema.
Meeting Room è l’app di Livesignage che previene le criticità legate alla prenotazione delle sale riunioni e offre un’esperienza intuitiva, funzionale e molto professionale.
Perché dovresti adottare una soluzione per la gestione delle sale riunioni?
Gestire efficacemente le sale riunioni in un ambiente di lavoro è fondamentale per la produttività e l'efficienza del team. La prenotazione delle sale, tuttavia, può essere molto dispendiosa in termini di tempo e risorse, oltre a causare sovrapposizioni e interruzioni indesiderate, proprio perché per controllare lo stato di una sala occorre accedere al calendario. Inoltre, una sala prenotata potrebbe sembrare libera perché è vuota, ma in realtà i partecipanti potrebbero essere semplicemente in ritardo di qualche minuto.
Livesignage ha creato una soluzione ideale per visualizzare in modo facile e immediato le prenotazioni delle sale riunioni: Meeting Room. Si tratta di una funzionalità che consente di organizzare e segnalare gli orari di prenotazione delle sale riunioni in tempo reale attraverso display di piccole dimensioni, che possono essere installati all'ingresso delle stanze, oppure negli spazi collettivi con schermi più ampi, ad esempio per visualizzare la disponibilità di tutte le sale. La soluzione è particolarmente indicata in contesti quali aziende e uffici, ma anche hotel, centri congressi, spazi di coworking: in tutti quegli ambienti di lavoro in cui è fondamentale un’organizzazione efficiente delle aree condivise.
Come funziona l’app Meeting Room di Livesignage
Meeting Room è un’app disponibile sul marketplace di Livesignage ed è facilmente integrabile con le soluzioni di prenotazione già in essere.
Da oggi però non è più un problema.
Per attivare Meeting Room è sufficiente collegare il proprio calendario (come ad esempio Outlook o Google Calendar) e configurare l'app in poche semplici passaggi e programmarne la visualizzazione sui display.
A questo punto, potrai visualizzare in tempo reale un'indicazione chiara e precisa sulla disponibilità delle sale riunioni: l’app ti permetterà di verificare se la sala è libera, occupata oppure disponibile soltanto per un intervallo limitato, personalizzando l’intervallo temporale. Se verranno apportate modifiche al calendario, saranno subito visibili anche sui display.
Ma non è tutto.
Una delle caratteristiche più interessanti di Meeting Room è la possibilità di configurare la visualizzazione a seconda delle proprie esigenze. Ad esempio, è possibile indicare il numero delle sedute disponibili, la presenza o meno di un proiettore o inserire una foto di sfondo, personalizzando la soluzione in base al proprio brand e al proprio stile. Puoi personalizzare le informazioni da visualizzare a schermo, ad esempio se mostrare soltanto la riunione in corso oppure se inserire anche le riunioni successive, già programmate in una determinata stanza. Con Meeting Room puoi sfruttare anche un’altra funzionalità davvero interessante, soprattutto se la riunione è con ospiti esterni all’organizzazione: se all’evento del calendario è associata un’immagine, ad esempio la grafica di un evento o di un progetto oppure il logo di un cliente, sul display verrà automaticamente inserita come sfondo. Inoltre, Livesignage offre la possibilità di combinare Meeting Room con altre funzionalità del software. Ad esempio, la schermata può essere inserita in una playlist composta, che permette di alternare il contenuto con news, feed social, video o immagini in rotazione.
Perché scegliere Meeting Room e Livesignage per gestire le prenotazioni delle sale riunioni?
Se stai cercando un modo semplice ed efficiente per gestire la prenotazione delle sale riunioni, Meeting Room di Livesignage è la soluzione ideale. Estremamente semplice e intuitiva l’app ti permette di evitare sovrapposizioni e interruzioni, risparmiando tempo e risorse preziose. In secondo luogo, perché la soluzione è altamente personalizzabile, adattandosi alle esigenze del proprio team e del proprio brand. Terzo, ma non meno importante, i display all’ingresso delle sale riunioni aggiungono un tocco tech e di design all’ambiente, valorizzando gli spazi e l’estetica dei tuoi uffici.
Inoltre, Livesignage è un software che ti permette di gestire i contenuti degli schermi in modo versatile e dinamico con tantissime possibilità di personalizzazione.
Quindi perché non adottare la stessa soluzione per creare un ecosistema più completo, in cui più soluzioni digitali concorrono al miglioramento dell’ambiente lavorativo da un punto di vista estetico e funzionale?
Potrai creare contenuti utilizzando pratici template che organizzano automaticamente i contenuti sullo schermo, acquisendoli dalle sorgenti selezionate (un sito web, i tuoi canali social, un foglio di calcolo e così via). Livesignage è la soluzione completa che stavi aspettando per la tua comunicazione sui display.